Executive Assistant (m/w/d) – Vollzeit (40h, All-in)

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Stellenbeschreibung
Anstellungsart
* Vollzeit


Arbeitsort
Wien, W

Vollständige Stellenbeschreibung
_Wien_
ab ca. € 3.500 brutto/Monat (Überzahlung je nach Qualifikation & Erfahrung möglich)
Über die Position
Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität.
Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle , sondern eine zentrale Vertrauensposition mit operativer Verantwortung, Koordinationsaufgaben und Backoffice-Leitung.

Ihre Aufgaben**
* Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice**
Finance-Controlling** (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle)
Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. Reiseplanung**
Organisation und Koordination persönlicher sowie geschäftlicher Agenden**
Zentrale Schnittstelle** zwischen Geschäftsführung, internen Teams (z. B. Sales, Marketing, Asset-Management) und externen Partner:innen
Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen**
Unterstützung im Projektmanagement,** sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc Themen

Aktiver Einsatz von KI-Tools** (z. B. für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung)
Weiterentwicklung interner Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools**
* Ganz pragmatisch: Auch operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist

Was uns wichtig ist**
Sehr genaues, verlässliches und strukturiertes Arbeiten**
Ausgeprägtes Zahlenverständnis**(das ist ein zentrales Kriterium)
* Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Hands-on-Mentalität** – keine Scheu vor operativen Aufgaben
* Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
Grundkenntnisse im Immobilien- und/oder Rechtsbereich von Vorteil** , aber kein Muss

Ihr Profil
* Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätensetzung
* Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen
* Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
* Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools

Wir bieten
Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
Viel Gestaltungsspielraum und Vertrauen
Junges und motiviertes Arbeitsklima
Zentrales Büro in Wien
Flexibles und leistungsorientiertes Arbeiten
Bruttogehalt ab ca. € 3.500 / Monat

Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich mögl...