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# Executive Assistant (m/w/d) – Vollzeit (40h, All-in)
[Investmentpunk Academy GmbH](https://at.indeed.com/cmp/Investmentpunk-Academy-Gmbh?campaignid=mobvjcmp&from=mobviewjob&tk=1jonldkjqhc4t800&fromjk=61527203ef88204b)
Wien, W
Vollzeit
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## Stellenbeschreibung
### Anstellungsart
* Vollzeit
## Arbeitsort
Wien, W
## Vollständige Stellenbeschreibung
_Wien_
**ab ca. € 3.500 brutto/Monat** (Überzahlung je nach Qualifikation & Erfahrung möglich)
**Über die Position**
Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine **Executive Assistant** mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität.
Diese Rolle ist **keine klassische Assistenzstelle** , sondern eine **zentrale Vertrauensposition** mit operativer Verantwortung, Koordinationsaufgaben und Backoffice-Leitung.
**
Ihre Aufgaben**
* Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
* **Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice**
* **Finance-Controlling** (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle)
* Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. **Reiseplanung**
* Organisation und Koordination **persönlicher sowie geschäftlicher Agenden**
* Zentrale **Schnittstelle** zwischen Geschäftsführung, internen Teams (z. B. Sales, Marketing, Asset-Management) und externen Partner:innen
* Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von **Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen**
* Unterstützung im **Projektmanagement,** sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc Themen
* **Aktiver Einsatz von KI-Tools** (z. B. für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung)
* **Weiterentwicklung interner Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools**
* Ganz pragmatisch: Auch operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist
**
Was uns wichtig ist**
* **Sehr genaues, verlässliches und strukturiertes Arbeiten**
* **Ausgeprägtes Zahlenverständnis**(das ist ein zentrales Kriterium)
* Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
* **Hands-on-Mentalität** – keine Scheu vor operativen Aufgaben
* Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
* **Grundkenntnisse im Immobilien- und/oder Rechtsbereich von Vorteil** , aber kein Muss
**Ihr Profil**
* Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätensetzung
* Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen
* Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
* Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools
**Wir bieten**
Eine **verantwortungsvolle Schlüsselposition** mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
Viel Gestaltungsspielraum und Vertrauen
Junges und motiviertes Arbeitsklima
Zentrales Büro in Wien
Flexibles und leistungsorientiertes Arbeiten
**Bruttogehalt ab ca. € 3.500 / Monat**
* **Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich möglich**
[Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) Jobs in Wien, W](https://at.indeed.com/q-assistenz-der-gesch%c3%a4ftsleitung-%28m-w-d%29-l-wien,-w-jobs.html)
[Investmentpunk Academy Jobs in Wien, W](https://at.indeed.com/q-investmentpunk-academy-l-wien,-w-jobs.html)
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