Executive Assistant | Teamlead (w/m/d)

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EY Österreich
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501 - 2500 Mitarbeiterinnen
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Executive Assistant | Teamlead (w/m/d)
Wien | Vollzeit | ab sofort | Core Business Services
Dein Team & Umfeld
Unser Assistenzteam übernimmt eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung von Partner:innen und Fachbereichen. Gemeinsam gestalten sie effiziente Abläufe, fördern die kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und tragen zu einer zukunftsorientierten Ausrichtung des Backoffice-Bereichs bei.
Unser modernes Office im IZD-Tower mit Blick auf die Donau bietet Raum für Produktivität, kreative Pausen in der EY-Lounge und echten Teamspirit.
Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten
* Zentrale Ansprechperson für Partner:innen und Teams mit Verantwortung für die Koordination administrativer und organisatorischer Abläufe im Tagesgeschäft
* Fachliche Führung des Assistenzteams inklusive Ressourcenplanung, Priorisierung von Aufgaben sowie Förderung der Weiterentwicklung von Teammitgliedern
* Steuerung von Termin-, Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie eigenständige Betreuung zentraler Office- und Projektprozesse
* Analyse, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Prozesse, Strukturen und Standards sowie Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen als Entscheidungsgrundlage
* Identifikation und Umsetzung von Optimierungs- und Digitalisierungspotenzialen durch die Einführung moderner Tools, Automatisierungen und KI-gestützter Arbeitsweisen

Fähigkeiten für deinen Erfolg
Must-haves:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW)
* Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management oder administrativen Projektumfeld
* Erste Führungserfahrung oder mehrjährige Erfahrung in der fachlichen Koordination von Teams
* Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitswerkzeugen
* Strukturierte Arbeitsweise gepaart mit Kommunikationsgeschick und Freude an der Übernahme von Verantwortung
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1-Niveau)

Nice-to-haves:
* Erfahrung in der Optimierung von Prozessen sowie Interesse an Organisationsentwicklung und kontinuierlicher Verbesserung
* Affinität zu neuen Technologien sowie Erfahrung im Einsatz von KI-gestü...