1 Stelle offen für diese Position
Über das Unternehmen
Arbeitgeber
BOKU University
Mitarbeiter*innenanzahl
501+ Mitarbeiter*innen
Standorte
Wien, Tulln an der Donau
Am Department für Biotechnologie und Lebensmittelwissenschaften, Stabsstelle Departmentmanagement kommt es zur Besetzung einer Stelle als:
Office Managerin
Ersatzkraft**
(Kennzahl 131)
Beschäftigungsausmaß: 30-40 Wochenstunden
Dauer des Dienstverhältnisses: ab 17.08.2026, vorerst befristet bis zum Ende des Mutterschutzes (mit Option auf Verlängerung auf die Dauer der Karenz)
Aufgaben
* Erste Anlaufstelle für Studierende und Mitarbeitende und deren Anliegen in englischer und deutscher Sprache
* Allgemeine administrative Tätigkeiten (z.B. Raum- und Schlüsselverwaltung, Post, Unterschriftenläufe, Versand von Forschungsproben, Verwaltung Bürobedarf, Terminkoordination, Arbeitsplatzverwaltung)
* Planung und Organisation diverser Veranstaltungen
* Selbstständige Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollierung
* Betreuung der Website des Departments und seiner Institute (Typo 3)
* Sicherheitsagenden (Verwaltung von Funktionen & Kompetenzen, Organisation von Schulungen usw.)
* Forschungsprojektsupport in administrativer und finanzieller Hinsicht (vor allem FWF-Projekte)
Stundenweise Mitarbeit in der zentralen Paketannahmestelle nach Sicherheitsunterweisung (Entgegennahme von Paketen, Verständigung der Bestellerinnen)
Erwünschte Qualifikationen
* Fundierte kaufmännische Ausbildung - HAK-Matura oder gleichwertiger Schulabschluss (auch aus dem Ausland) von Vorteil
* Fundierte Arbeitserfahrung im organisatorisch-administrativen Bereich
* Kenntnis universitärer Strukturen und Abläufe von Vorteil
* Typo 3-Kenntnisse
* Freundlichkeit & Leistungsbereitschaft
* Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
* Zuverlässigkeit und Genauigkeit
* Durchsetzungsfähigkeit, Belastbarkeit und Stressresistenz
* Bereitschaft zu laufenden Fortbildungen
* Sprachkenntnisse: Deutsch: C1, Englisch B2
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung...