1 Stelle offen für diese Position
Über das Unternehmen
Arbeitgeber
GBTEC Austria GmbH
Mitarbeiter*innenanzahl
51 - 100 Mitarbeiter*innen
Standorte
Wien, Bochum
Als Office Manager & Team Assistant (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Office und sorgst dafür, dass unser Büro reibungslos funktioniert. Du koordinierst den Büroalltag, übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützt unsere Teams bei ihren täglichen Abläufen.
Du sorgst dafür, dass unsere Büroräumlichkeiten einladend ausgestattet sind und schaffst eine Büroumgebung, in der man gerne arbeitet. Durch dein Organisationstalent, deine Serviceorientierung und dein Gespür für ein positives Arbeitsumfeld trägst du maßgeblich dazu bei, dass sich alle Kolleg:innen und Gäste rundum gut betreut fühlen.
Deine Aufgaben
Als erste Anlaufstelle am Front Desk** nimmst du Anrufe entgegen, empfängst und betreust unsere Gäste und unterstützt deine Kolleg:innen bei administrativen und organisatorischen Fragen.
Du verantwortest das Facility Management** (Kommunikation mit der Hausverwaltung, Koordination von Reinigung und Reparaturen, Arbeitsplatzorganisation) und sorgst dafür, dass unsere Büroräumlichkeiten einladend ausgestattet und dekoriert sind.
Du bist für die allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Rechnungskontrolle, Dokumentenablage) zuständig und kümmerst dich um das Bestellwesen** (Büromaterial, Kaffee und Getränke, Obst, Reinigungsmaterial).
Als zentrale Anlaufstelle für das Travel Management** sorgst du für eine reibungslose Dienstreiseplanung und erledigst sämtliche Hotel- und Flugbuchungen.
Du entlastest unser Vertriebsteam, indem du administrative Assistenzaufgaben** übernimmst (Koordination von Ausschreibungsteilnahmen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen, Erstellung von Unterlagen).
Zusätzlich planst und organisierst duinterne Veranstaltungen** (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teamevents), unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg:innen und trägst mit deinem freundlichen Wesen und stets offenen ...
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