Über uns & unsere Arbeitsweise Wir sind ein technologie- und prozessorientiertes Team im Immobilien- und Asset Management. Wir steuern Liegenschaften und Entwicklungsprojekte mit modernen, cloudbasierten Systemen und kurzen Entscheidungswegen. Unsere Zusammenarbeits-Kultur: Wir arbeiten als kompakt...
Über uns & unsere Arbeitsweise Wir sind ein technologie- und prozessorientiertes Team im Immobilien- und Asset Management. Wir steuern Liegenschaften und Entwicklungsprojekte mit modernen, cloudbasierten Systemen und kurzen Entscheidungswegen. Unsere Zusammenarbeits-Kultur: Wir arbeiten als kompaktes Team auf Augenhöhe mit voller Transparenz. Wir suchen jemanden, der aktiv mitdenkt, Prozesse hinterfragt und eigene Lösungen einbringt, statt nur Vorgaben abzuarbeiten.
Deine Kernaufgaben
- Kostencontrolling & Rechnungsprüfung:
Eigenständige Erfassung eingehender Rechnungen in unserem browserbasierten Kostenmanagementsystem, Zuordnung zu Verträgen und Vergabeeinheiten, Überwachung von Skonto- und Zahlungsfristen sowie Unterstützung bei Soll-Ist-Kostenberichten.
- Projekt- & Workflow-Koordination:
Administrative Betreuung unserer zentralen Kollaborations- und Aufgabenplattform: Einrichtung von Projekträumen, Pflege von Vorlagen sowie Nachhalten von Meilensteinen, Fristen und Freigabeprozessen im Team.
- Protokollführung & Dokumentation:
Vorbereitung, Begleitung und strukturierte Protokollierung von internen Abstimmungen, Baubesprechungen und Jour Fixes mit Planern und Partnern.
- Prozessoptimierung & Datenpflege:
Laufende Sicherstellung der Datenaktualität über alle Projekte und digitale Ablagen hinweg.
Dein Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HBLA, Lehre Bürokaufmann/-frau) oder fundierte Erfahrung in der Projekt-, Bau- oder Immobilienassistenz.
- Zahlenverständnis & Gewissenhaftigkeit:
Ausgeprägte Sorgfalt bei Zahlen, Verträgen, Rechnungsprüfungen und Terminen.
Sehr sicherer, routinierter Umgang mit modernen Web- und Cloud-Anwendungen sowie MS Office.
- Organisationsgeschick & Verbindlichkeit:
Strukturierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, Daten und Freigaben freundlich, aber bestimmt einzufordern.
- Sprachkenntnisse:
- Ausgezeichnetes Deutsch in Wort und Schrift.
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift (für die schriftliche Abstimmung und Routine-Kommunikation mit internationalen Projektpartnern).
Besondere Pluspunkte (kein Muss, aber hochgeschätzt):
- Erste Praxiserfahrung mit spezialisierten Projekt- und Kostenmanagement-Tools (z.B. Alasco, Stackfield oder vergleichbare Systeme).
- Erfahrung mit relationalen Datenbank- und Workflow-Tools (insbesondere SeaTable, Airtable oder Notion).
- Grundlegendes Verständnis für Skripte / Programmierung / Automatisierungen (z.B. Python, Low-Code/No-Code, Webhooks).
- Führerschein Klasse B (von Vorteil für gelegentliche Vor-Ort-Termine)
Was wir dir bieten
- Verlässliche Flexibilität:
Planbare 20–25 Wochenstunden mit Rücksicht auf persönliche Lebensmodelle.
- Teamkultur auf Augenhöhe:
Hohe Eigenverantwortung, transparenter Informationsfluss und echte Teamarbeit ohne bürokratische Hürden.
- Top Erreichbarkeit & Parkplatz:
Perfekte öffentliche Anbindung per Bahn direkt zum Flughafen sowie ein Parkplatz (auch für private Urlaubs- und Flugreisen nutzbar).
- Abwechslung & Teamevents:
Spannende Einblicke bei gemeinsamen Objektbesichtigungen unserer Assets, Projektreisen sowie regelmäßige Firmenevents.
Hochwertiger, voll klimatisierter Arbeitsplatz mit zeitgemäßer IT-Infrastruktur und cloudbasierten Tools.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
Dienstort
Erforderliche Kenntnisse
- Controlling
- Rechnungsprüfung
- Projektassistenz
- MS Excel
Nice-To-Have Kenntnisse
- Projektmanagement
- Buchhaltung
- Immobilienmanagement
- Prozessoptimierung
- Datenbanken
- Kostenrechnung
Erforderliche Sprachen
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
Dienstort
Erforderliche Kenntnisse
- Controlling
- Rechnungsprüfung
- Projektassistenz
- MS Excel
Nice-To-Have Kenntnisse
- Projektmanagement
- Buchhaltung
- Immobilienmanagement
- Prozessoptimierung
- Datenbanken
- Kostenrechnung
Erforderliche Sprachen
Gehalt
Das Mindestgehalt liegt bei 3.100 € brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. 3.100 €
Überstunden
Anfallende Überstunden werden teilweise in Form von Zeitausgleich abgegolten und teilweise ausbezahlt.
Deine Benefits
Gute Anbindung
Perfekte öffentliche Erreichbarkeit per Bahn und Bus direkt zum Office Park 4 am Flughafen Wien.
Perfekte öffentliche Erreichbarkeit per Bahn und Bus direkt zum Office Park 4 am Flughafen Wien.
Parkplatz
Eigener Firmenparkplatz direkt vor Ort – auch für private Urlaubs- und Flugreisen nutzbar.
Eigener Firmenparkplatz direkt vor Ort – auch für private Urlaubs- und Flugreisen nutzbar.
Flexible Arbeitszeiten
Planbare 20–25 Wochenstunden mit Rücksicht auf persönliche Lebensmodelle.
Planbare 20–25 Wochenstunden mit Rücksicht auf persönliche Lebensmodelle.
Team-Events
Regelmäßige Firmenevents, gemeinsame Projektreisen und Objektbesichtigungen unserer Liegenschaften.
Regelmäßige Firmenevents, gemeinsame Projektreisen und Objektbesichtigungen unserer Liegenschaften. Alle Benefits anzeigen Weniger Benefits anzeigen
Gute Anbindung
Perfekte öffentliche Erreichbarkeit per Bahn und Bus direkt zum Office Park 4 am Flughafen Wien.
Perfekte öffentliche Erreichbarkeit per Bahn und Bus direkt zum Office Park 4 am Flughafen Wien.
Parkplatz
Eigener Firmenparkplatz direkt vor Ort – auch für private Urlaubs- und Flugreisen nutzbar.
Eigener Firmenparkplatz direkt vor Ort – auch für private Urlaubs- und Flugreisen nutzbar.
Flexible Arbeitszeiten
Planbare 20–25 Wochenstunden mit Rücksicht auf persönliche Lebensmodelle.
Planbare 20–25 Wochenstunden mit Rücksicht auf persönliche Lebensmodelle.
Team-Events
Regelmäßige Firmenevents, gemeinsame Projektreisen und Objektbesichtigungen unserer Liegenschaften.
Regelmäßige Firmenevents, gemeinsame Projektreisen und Objektbesichtigungen unserer Liegenschaften. Alle Benefits anzeigen Weniger Benefits anzeigen
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
Ansprechperson
Harald Willig HR Management +43 660 111 31 60 Vergütung & Erfolgsanreize Die tatsächliche Bezahlung erfolgt aliquotiert entsprechend der vereinbarten Teilzeit-Stunden (20–25 h). Bei einschlägiger Vorerfahrung und Zusatzqualifikation ist eine entsprechende Überzahlung selbstverständlich. Zusätzliche Erfolgsbeteiligung: Über das Grundgehalt hinaus honorieren wir überdurchschnittliche Genauigkeit und Verlässlichkeit durch attraktive Bonuszahlungen bei Erreichen definierter Qualitäts- und Effizienzkenn...