Projektassistenz Immobilien & Controlling-Support (m/w/d)

Deine Kernaufgaben
Kostencontrolling & Rechnungsprüfung:
Eigenständige Erfassung eingehender Rechnungen in unserem browserbasierten Kostenmanagementsystem, Zuordnung zu Verträgen und Vergabeeinheiten, Überwachung von Skonto- und Zahlungsfristen sowie Unterstützung bei Soll-Ist-Kostenberichte...

Deine Kernaufgaben

Kostencontrolling & Rechnungsprüfung:

• Eigenständige Erfassung eingehender Rechnungen in unserem browserbasierten Kostenmanagementsystem, Zuordnung zu Verträgen und Vergabeeinheiten, Überwachung von Skonto- und Zahlungsfristen sowie Unterstützung bei Soll-Ist-Kostenberichten.

Projekt- & Workflow-Koordination:

• Administrative Betreuung unserer zentralen Kollaborations- und Aufgabenplattform: Einrichtung von Projekträumen, Pflege von Vorlagen sowie Nachhalten von Meilensteinen, Fristen und Freigabeprozessen im Team.

Protokollführung & Dokumentation:

• Vorbereitung, Begleitung und strukturierte Protokollierung von internen Abstimmungen, Baubesprechungen und Jour Fixes mit Planern und Partnern.

Prozessoptimierung & Datenpflege:

• Laufende Sicherstellung der Datenaktualität über alle Projekte und digitale Ablagen hinweg.

Dein Profil

Ausbildung & Praxis:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HBLA, Lehre Bürokaufmann/-frau) oder fundierte Erfahrung in der Projekt-, Bau- oder Immobilienassistenz.

Zahlenverständnis & Gewissenhaftigkeit:

• Ausgeprägte Sorgfalt bei Zahlen, Verträgen, Rechnungsprüfungen und Terminen.

Digitale Affinität:

• Sehr sicherer, routinierter Umgang mit modernen Web- und Cloud-Anwendungen sowie MS Office.

Organisationsgeschick & Verbindlichkeit:

• Strukturierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, Daten und Freigaben freundlich, aber bestimmt einzufordern.

Sprachkenntnisse:

• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift. 
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift (für die schriftliche Abstimmung und Routine-Kommunikation mit internationalen Projektpar...