Wien
Wir sind ein innovatives Projektmanagement- und Kommunikations-Unternehmen mit aktuell 17 Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen fachlichen Ecken mit lebendigem Teamgeist.
Wir bieten - von der Projektidee bis zur erfolgreichen Umsetzung - nachhaltiges Projektmanagement aus einer Hand, mit inhaltlichem Fokus auf ökologische, soziale und wirtschaftliche Nachhaltigkeit. Inhaltliche Schwerpunkte sind u. a. in den Bereichen nachhaltige Stadtentwicklung, Erneuerbare Energien, Wasser und Gewässer, Umwelt- und Klimaschutz, Klimawandelanpassung/Stadtbegrünung, Abfall und Ressourcenmanagement.
Für unser Team im Stadtteilmanagement Seestadt aspern suchen wir ab sofort einen Office Managerin (m/w/d).
Deine Aufgaben
Projektabrechnung:** fristgerechte quartalsweise Abrechnung lt. vertraglichen Vorgaben; Aufbereitung sämtlicher Unterlagen in Abstimmung mit dem Projektteam – inhaltlicher Quartalsbericht, Stundenlisten, Sachkostenbelege, Arbeitsstatistik etc.
Laufendes Office Management: Betreuung allg. Anfragen, Bestellwesen, Instandhaltung etc. im Stadtteilmanagement-Büro (STM-Büro) für ein engagiertes Team, das sich vor Ort um die Anliegen der Bewohnerinnen im Grätzl kümmert und Aktionen und Veranstaltungen umsetzt.
* Belegwesen: Eingangsrechnungen prüfen, digital erfassen, ablegen und begleichen; Kassabuch führen; Belege monatlich für Steuerberatung aufbereiten (keine Kontierung/Buchung)
Schnittstellenfunktion: Ansprechperson für Steuerberatung, IT-Betreuer, Projektpartnerinnen, Auftraggeber*innen und teamintern bei administrativen Fragestellungen
Übernahme von Beratungsdiensten während der Öffnungszeiten des STM-Büros (in Abstimmung mit dem Team): Beantwortung von Anfragen persönlich, telefonisch und per Mail; erste Anlaufstelle für Bewohnerinnen; Verleih Grätzlräder (Ausgabe/Rücknahme)
* Verwaltung Nachbarschaftsräume und Grätzlräder: Buchungs- und Vertragsmanagement, erste Ansprechperson bei Frag...
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