Senior Sales Assistant

Du sorgst dafür, dass das Sales Office von SQUER reibungslos läuft, und arbeitest eng mit unserem Managing Director, unserem Head of Business Development und unserem PMO zusammen. Du unterstützt sie im Arbeitsalltag: von der Meeting-Vorbereitung und dem Kalendermanagement bis hin zu Sales-Events und Outreach. Das ist keine klassische Backoffice-Assistenz. Du greifst zum Telefon, bringst Sales-Events auf die Beine und übernimmst Verantwortung. Dich erwartet eine große Bandbreite an Aufgaben, und wir vertrauen darauf, dass Du sie umsetzt.

Deine Aufgaben

1. Pipeline-Management & Sales-Reporting

• Du hältst unser CRM sauber und aktuell: Kontakte, Opportunities, Aktivitäten und nächste Schritte
• Du sorgst dafür, dass das Team seine Pipeline aktuell hält, und gehst auf Kolleg*innen zu, wenn Einträge fehlen oder veraltet sind
• Du verantwortest unsere Sales-Reports: Du erstellst sie regelmäßig, sorgst für verlässliche Zahlen und weist das Management auf Trends und Lücken hin

2. Executive- und Office-Support

• Du verwaltest den Kalender des Managing Directors und koordinierst Termine, inklusive externer Meetings und Reisen
• Du bereitest Meetings vor: Agenden, Briefings, Unterlagen
• Du organisierst die regelmäßigen Meetings des Sales Office, schreibst Protokolle und verfolgst die To-dos nach
• Du hältst Dokumentation, Vorlagen und einfache Statusübersichten aktuell

3. Sales-Events & Follow-up

• Du planst und organisierst ausgewählte Events für Sales-Initiativen (z. B. Kundendinner, Networking- und Community-Formate) in enger Abstimmung mit unserer Event Managerin bzw. unserem Event Manager
• Du setzt Events im vereinbarten Budget um: Du holst Angebote ein, behältst die Kosten im Blick und findest smarte Lösungen, wenn es knapp wird
• Du kümmerst Dich um Einladungen, Gästemanagement und die Koordination vor Ort
• Nach jedem Event sammelst Du die Kontakte und Gespräche aus dem Team, machst daraus eine übersichtliche Follow-up-Liste und sorgst dafür, dass die Follow-ups auch passieren
• Wir sind immer offen für neue Ideen: Hilf uns, unsere Event-Reihen spannend zu halten und neue Formate auszuprobieren

4. Outreach & Kampagnen

• Du unterstützt das Team bei Outreach-Kampagnen per E-Mail und Telefon
• Du greifst selbstbewusst zum Telefon, wenn es nötig ist: um Gäste einzuladen, bei Kontakten nachzufassen oder Termine zu vereinbaren
• Du arbeitest mit dem Marketing an Kampagnen und an der Kommunikation rund um Events
• Du hältst Kontakte und Aktivitäten im CRM aktuell

Bereichsübergreifend

• Du schlägst Verbesserungen für die Arbeitsweise des Sales Office vor und setzt sie um
• Du priorisierst selbstständig zwischen Anfragen und sprichst Konflikte frühzeitig an

Deine Qualifikationen

Erfahrung

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager*in oder im Sales Support, idealerweise in der Beratung, im Tech-Bereich oder bei professionellen Dienstleistern
• Erfahrung in der Organisation von B2B-Events, auch mit vorgegebenem Budget
• Du telefonierst gern und souverän
• Erfahrung in der Unterstützung von Outreach- oder Marketing-Kampagnen ist ein Plus
• Praktische CRM-Erfahrung (z. B. HubSpot), inklusive Pipeline-Pflege und Sales-Reporting; sicherer Umgang mit Microsoft 365 oder Google Workspace sowie mit Tabellenkalkulationen
• Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

So arbeitest Du

• Persönlichkeit: Du bist freundlich, offen und herzlich, begegnest Menschen positiv und optimistisch und baust gern Beziehungen auf
• Ownership: Du übernimmst eine Aufgabe und bringst sie ins Ziel; man kann sich auf Dich verlassen
• Urteilsvermögen: Innerhalb Deines Verantwortungsbereichs entscheidest Du souverän, und Du fragst nach, wenn eine Entscheidung unumkehrbar oder unklar ist – nicht mehr und nicht weniger
• Antrieb und Eigeninitiative: Du erkennst, was besser laufen könnte, und schlägst Verbesserungen vor (und setzt sie um)
• Kommunikation: Du trittst gegenüber Führungskräften, Kundinnen und Partnerinnen sicher und professionell auf
• Flexibilität: Du bleibst ruhig, wenn sich Prioritäten verschieben, und bist für gelegentliche Abendveranstaltungen und intensive Phasen rund um Events verfügbar
• Organisation: Du jonglierst Anfragen mehrerer Stakeholder und behältst den Überblick

Deine Rolle im Team

• Berichtet an: Managing Director
• Enge Zusammenarbeit mit: Head of Business Development, PMO, Marketing, Event Management
• Stunden : 38.5 h/ Woche
• Ort : Wien

Deine Benefits

• Ownership & Verantwortung: Bei SQUER setzen wir darauf, unser Team zu stärken. In unseren flachen Hierarchien zählen Deine Ideen und Taten mehr als Titel. Übernimm das Steuer, bewirke etwas und wachse mit uns.
• Lernen & Wachsen: Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von € 5.000, um Deine Skills zu schärfen, und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Werde Teil unserer aktiven Tech-Community mit Meetups, Hackathons und Trainings. Zusätzlich bekommst Du bis zu 40 Stunden pro Jahr extra frei für Deine persönliche Weiterbildung.
• Spannende Herausforderungen & echter Impact: Tauche in vielfältige Projekte ein, in denen Deine Arbeit wirklich etwas bewegt – für unsere Kund*innen und für SQUER.
• Flexibilität für Performance: Profitiere von flexiblen Arbeitszeiten, Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen – damit Du Dein Bestes geben kannst.
• Die richtigen Tools für Deinen Erfolg: Wähle Deine bevorzugte Hardware-Konfiguration und nutze unsere KI-Tools und Lizenzen (Anthropic, OpenAI und weitere) so, wie es zu Deiner Arbeitsweise passt.
• Wir schätzen Dich: Über Perks und Benefits hinaus bieten wir Dir ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt, das Deinen besonderen Beitrag anerkennt.
• Teil einer lebendigen Teamkultur: Bei SQUER stehen Zusammenarbeit und Verbundenheit im Mittelpunkt. Mit offener Kommunikation, gemeinsamen Erfolgen und Team-Events, die etwas bedeuten – darunter unser jährliches SQUER Offsite –, pflegen wir eine Kultur, in der sich alle wertgeschätzt fühlen und gemeinsam wachsen.
• Ein Arbeitsplatz voller Perks: Arbeite in einem zentral gelegenen Büro mit großer Terrasse und Grill, genieße kostenloses Mittagessen im Office, eine MyClubs-Sportmitgliedschaft und entweder ein kostenloses Wiener-Linien-Ticket oder einen Zuschuss zum Klimaticket. Dazu kommen kostenlose Massagen, Empfehlungsprämien, Corporate Benefits und JobRad. Jährliche Geschenke für Mitarbeitende und ein monatliches Team-Frühstück runden das Angebot ab.

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Wien

Erforderliche Kenntnisse

• Erfahrung als Executive Assistant oder Office Manager*in oder im Sales Support
• Organisation von B2B-Events (auch mit vorgegebenem Budget)
• Praktische CRM-Erfahrung (z. B. HubSpot)
• Pipeline-Pflege
• Sales-Reporting
• Microsoft 365
• Google Workspace
• Tabellenkalkulationen

Nice-To-Have K...